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Der Begriff Abschreibung ist in der Finanzwelt bekannt. Er ist definiert als ein buchhalterischer Vorgang, der den Wert einer uneinbringlichen Forderung, die im Hauptbuch erfasst ist, verringert oder aufhebt.

Die Abschreibung gilt auch für uneinbringliche Forderungen, die in billwerk verwaltet werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie als Händler auf Kunden reagieren können, die offene Forderungen über einen längeren Zeitraum nicht bezahlen. In der Buchhaltung können zwei verschiedene Methoden angewandt werden.

Einzelwertberichtigung - wird nur angewandt, wenn noch eine Chance besteht, dass der Schuldner die Forderung begleicht.

Steuerkonten sind bei diesem Verfahren nicht betroffen. Der Wert der Forderung wird auf der Grundlage der verbleibenden Zahlungswahrscheinlichkeit angepasst, aber sie wird nicht als uneinbringliche Forderung gezählt.

Abschreibung - wird als letzter Schritt durchgeführt, wenn keine realistische Chance besteht, dass der Kunde die Forderungen begleichen wird. Sie dient dazu, Ihre Konten am Ende auszugleichen. Auf diese Weise erhalten Sie einen besseren Überblick über die noch offenen Forderungen. Das Steuerkonto ist vom Abschreibungsprozess betroffen.

Steuern, die für eine Forderung von Ihnen gezahlt wurden, werden erstattet.

Mit unserer Abo-Verwaltung können Sie Mahnungen und Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden verschicken. Dies geschieht in der Annahme, dass der Kunde die offenen Forderungen bezahlen wird. Sollte dies nicht der Fall sein, bietet billwerk eine einfache Lösung, um die Forderung in einem letzten Schritt abzuschreiben. Die Ausbuchung von Forderungen kann erst dann erfolgen, wenn Sie in einem ordnungsgemäßen Verfahren sichergestellt haben, dass keine realistische Chance besteht, dass der Kunde seine Forderungen begleicht.

Die folgende Abbildung beschreibt die Erstellung einer Forderung und deren Ausbuchung aus Sicht der Buchhaltung:

billwerk sieht die Abschreibung als eine abschließende Maßnahme im Vertrag, nachdem Sie sicher sind, dass Sie kein Geld mehr für die offenen Forderungen an den Kunden bekommen. Bei der Abschreibung eines Vertrages werden alle offenen Forderungen zum gleichen Zeitpunkt ausgebucht.

Aufgrund der buchhalterischen Voraussetzungen ist es beispielsweise nicht möglich, einen Vertrag abzuschreiben, während noch neue Rechnungen erstellt werden. Daher haben wir die folgenden Voraussetzungen geschaffen, die in einem Vertrag erfüllt sein müssen, bevor die Ausbuchung durchgeführt werden kann:

Wenn Sie eine Abschreibung vornehmen, können Sie ein Buchungsdatum wählen, an dem diese in der Buchhaltung ausgeführt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel am Ende eines Monats alles abschreiben wollen, können Sie das Datum entsprechend wählen.

Nachdem ein Vertrag abgeschrieben wurde, kann er nicht mehr reaktiviert werden. Sie können ihn weder aktualisieren noch die Abschreibung rückgängig machen. Wenn ein Kunde Ihren Dienst weiterhin nutzen möchte, nachdem Sie seinen Vertrag abgeschrieben haben, können Sie ihm nur dann wieder Zugang gewähren, wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen. Sollte ein Kunde eine abgeschriebene Forderung dennoch zahlen, kann die Abschreibung in Ihrer Buchhaltung rückgängig gemacht werden oder Sie können die Zahlung verwenden, um manuell einen neuen Vertrag zu beginnen.

Einzelverträge vs. mehrere Verträge

Wir haben die Abschreibung auf Vertragsebene implementiert. Je nach Anzahl der Verträge, die abgeschrieben werden sollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit der Abschreibungsfunktion zu verfahren:

• Einzelvertrag - Sie haben die Möglichkeit einen einzelnen Vertrag abzuschreiben

  • via UI

  • via API

• Mehrere Verträge - Sie haben die Möglichkeit mehrere Verträge auf einmal abzuschreiben

  • via UI

Abb. 2 Abschreibungsoptionen