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ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein für Deutschland einheitlicher Standard zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten. Ziel des Standards ist es, den Informationsaustausch zwischen Firmen und mit der öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen.

Mit dem Standard werden die in Rechnungen enthaltenen Informationen so aufbereitet, dass sie maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Dies ermöglicht sowohl Ihnen als auch den Empfängern Ihrer Dokumente, die Rechnungsdaten mit geringem Aufwand automatisiert in Drittsysteme zu übernehmen. So kann mithilfe des Standards der gesamte Inhalt der Rechnung in ein ERP System wie z. B. SAP übertragen werden.

Der ZUGFeRD Standard steht billwerk-Kunden optional zur Verfügung. billwerk-Kunden können das Feature durch den billwerk-Support für ihren Account freischalten lassen und bis auf weiteres kostenlos nutzen sowie auf der Sandbox testen. Momentan ist das ZUGFeRD Feature in Betaversion verfügbar. Wenn Sie Interesse an ZUGFeRD haben, wenden Sie sich bitte an support@billwerk.com.

Nachdem die Freischaltung des Features durch den Support erfolgt ist, können Sie den ZUGFeRD Standard über die Einstellungen als PDF Standard aktivieren. Klicken Sie hierzu auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen "Einstellungen > Dokumente > Allgemeine Einstellungen". Wählen Sie hier als Format des Rechnungsanhangs den ZUGFeRD Standard aus und speichern Sie die Einstellungen ab. Alle neu erzeugten Rechnungen werden nun nach dem definierten Standard erstellt.

Rechnungen und Gutschriften werden in billwerk als PDF-Datei erzeugt. billwerk verwendet das PDF/A-3B Format, welches der ISO 19005-3 Norm entspricht. Die versendeten Rechnungen und Gutschriften und die erstellten PDF Dateien können Sie im Bereich "Dokumente" einsehen.

An die PDF Datei ist jeweils eine XML-Datei mit dem Namen "ZUGFeRD-invoice" bzw. "xrechnung" angehängt, welche maschinell ausgelesen werden kann.

billwerk unterstützt folgende ZUGFeRD-Formate:

Die technische Spezifikation der Formate können Sie auf der ZUGFeRD Webseite anfordern.

Für individuelle Kunden können Sie ein abweichendes ZUGFeRD-Format wählen oder auch die Option, dass kein E-Rechnungsanhang erzeugt werden soll. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Wie erhalten meine Kunden ihre Rechnungen?

Sollten Ihre Kunden als Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID besitzen, können Sie diese in den Kunden-Stammdaten einpflegen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.