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Ein reibungsloses Mahnwesen ermöglicht es Ihnen,:

billwerk wendet ein vertragsbasiertes Forderungsmanagement an. Dabei wird immer der Vertrag als Ganzes berücksichtigt und nicht einzelne Rechnungen und Zahlungen für den Mahnlauf betrachtet.

Im vertragsbasierten Forderungsmanagement wird jeweils die älteste offene Forderung angemahnt.

Ein Mahnlauf wird erst zurückgesetzt, wenn der komplette Vertragssaldo ausgeglichen ist und nicht, wenn eine bestimmte Rechnung bezahlt wurde. Auch Folgerechnungen, deren Fälligkeitsdatum noch nicht erreicht ist, müssen ausgeglichen werden, damit die bereits gestartete Zahlungseskalation gestoppt und zurückgesetzt wird.

Die Zahlungseskalation in billwerk wird für alle Verträge mit überfälligen Forderungen durchgeführt, außer für Verträge, bei denen Sie die Zahlungseskalation manuell deaktiviert haben. Wenn in beendeten Verträgen überfällige Forderungen bestehen, werden diese Verträge in den Zahlungseskalationsprozess einbezogen.

Bevor Sie den Prozess in billwerk einrichten, müssen Sie Vorlagen für die einzelnen Mahnstufen erstellen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Posten, die nach Beginn der Eskalation überfällig geworden sind, in den nächsten Mahnungsbeleg aufgenommen werden. Der nächste Mahnungsbeleg enthält also alle überfälligen Posten.

Die folgenden Schritte sind zu beachten:

Es öffnen sich die beiden Registerkarten, die Sie bereits aus dem Artikel über die PDF-Vorlage kennen.

In der E-Mail, mit der Sie Ihre Mahnung versenden, können Sie den Kunden darauf hinweisen, dass der gesamte Kontosaldo zu zahlen ist, nicht nur die überfälligen Beträge. Der Platzhalter Balance in der E-Mail-Vorlage ist dabei hilfreich.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, die Vorlagen für die verschiedenen Mahnstufen, die Sie einrichten möchten, vorwegzunehmen. Wenn Sie z.B. drei Mahnungen mit unterschiedlichem Tonfall verschicken möchten, um auf die Zahlung zu drängen, sollten Sie diese im Voraus vorbereiten.

Um Überraschungen beim Versand von automatischen Mahnungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, Ihre E-Mail-Einstellungen zu überprüfen.

Sie sind mit dieser Konfiguration zufrieden? Gut, dann lassen Sie uns einen Blick auf den eigentlichen Prozess werfen.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen dringend, diesen Prozess zunächst in der Sandbox einzurichten, um Ihre Konfiguration ausreichend zu testen.

Wichtig: Wenn das Mahnverfahren in einem Vertrag beginnt, merkt sich der Vertrag das aktuell gültige Zahlungseskalationsverfahren.

Sie können also das Eskalationsverfahren ändern oder erweitern, ohne das laufende Mahnverfahren zu beeinträchtigen.

Wird dann das Mahnverfahren im Vertrag zurückgesetzt, wird beim nächsten Mahnlauf das neue Eskalationsverfahren verwendet.

Um die Zahlungseskalation (Mahnwesen) zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Elemente des Prozesses

1. Legen Sie im Feld Tage überfällig die Tage fest, an denen eine Aktion nach Überschreitung der Zahlungsfrist durchgeführt werden soll.

2. Wählen Sie in der nächsten Auswahlliste zwischen den folgenden Aktionen:

   • Webhook auslösen: Der Webhook PaymentEscalated wird in diesem Schritt ausgelöst.

     Hinweis:

     (1) Dies ist kein separater Eskalationsschritt, sondern kann als Zwischenschritt oder gleichzeitig mit der Aktion "Mahnung erstellen" konfiguriert werden.

     (2) Wenn Sie ihn verwenden, stellen Sie sicher, dass der Webhook in den Einstellungen > Integration > Webhooks konfiguriert ist.

• • • Optionen: Sie finden die Erinnerungsvorlagen für die einzelnen Erinnerungsstufen, die Sie zuvor unter Einstellungen > Dokumente > Mahnungen konfiguriert haben.

    • Wählen Sie in der letzten Auswahlliste zwischen:

      • Standard: Hierbei wird die Standardversandoption die in den Einstellungen unter Dokumente > Allg. Einstellungen hinterlegt ist angewandt.

      • E-Mail: Die Mahnung wird per E-Mail versendet.

      • Postversand: Die Mahnung wird über den Postweg versendet.

      • Archivieren: Die Mahnung wird nicht versendet, steht dem Kunden aber über das Kundenportal zur Verfügung.

  • Vertrag pausieren: Pausiert einen Vertrag automatisch während des Mahnlaufs, ohne den Vertrag zu kündigen.

    • Hinweis: Der Vertrag kann anschließend wieder fortgesetzt werden.

    • Optionen:

      • Der Vertrag kann sofort gekündigt werden

      • Nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum: Der aktuelle Zeitraum umfasst den Zeitraum bis zum Abrechnungszeitpunkt des Vertrages.

  • Vertrag beenden: Wird automatisch während des Mahnlaufs gekündigt, wenn die letzte Mahnstufe erreicht ist.

Mehrere Schritte einrichten

Wenn Sie die verschiedenen Elemente kennen, die Sie jetzt verwenden können, können Sie sie in der Reihenfolge anordnen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.

1. Mit einem Klick auf das + Symbol können Sie die Schritte hinzufügen.

2. Abschließend speichern Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.

Hinweis: Wenn eine andere Forderung in einem bereits eskalierten Vertrag überfällig wird, geht die Eskalation aus diesem Grund nicht in die nächste Stufe über.

Die Eskalation geht in die nächste Stufe über, wenn die erste angemahnte Zahlung eine bestimmte Anzahl von Tagen überfällig ist. Die Anzahl dieser Tage muss zuvor in den Zahlungseinstellungen festgelegt werden.

Zusätzlich können Sie für jede verwendete Währung einen Schwellwert einstellen, ab dem die Zahlungseskalation gestartet werden soll. Wenn Sie Ihre Mahnungen per Briefpost verschicken, können Sie so vermeiden, Mahnungen zu versenden, die einen niedrigeren Wert besitzen als die Portokosten.

So konfigurieren Sie einen Schwellenwert:

Wichtig: Testen Sie Ihre Eskalationsprozesse immer zunächst auf der Sandbox.

Wir empfehlen Ihnen eine kurzen Zeitraum für jeden Schritt auszuwählen (z.B. nur einen Tag). Somit vermeiden Sie langwidrige Wartezeiten auf das Testergebnis.

Die folgenden Zahlungsmethoden eignen sich gut für eine schnelle Zahlungseskalation:

In jedem Fall ist das Testen der Zahlungseskalation ein mehrtägiger Prozess, den Sie entsprechen einplanen sollten.