Wie validiert billwerk die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden?
billwerk überprüft automatisch auf zwei Wegen, ob die von Ihrem Kunden angegebene USt-IdNr. valide ist.
Eine syntaktische Prüfung
Eine Abfrage bei dem MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS / VIES) der Europäischen Kommission
Syntaktische Prüfung
Bei der syntaktischen Prüfung wird die in der Bestellseite eingegebene USt-IdNr. auf Plausibilität evaluiert. Sollte die eingegebene USt-IdNr. nicht aus dem zweistelligen Länderkürzel als Präfix und maximal zwölf folgenden alphanumerischen Zeichen bestehen, wird der Abschluss der Bestellung verhindert, bis eine syntaktisch korrekte oder keine USt-IdNr. hinterlegt ist.
Abfrage MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS / VIES; Europäische Kommission)
billwerk führt nach erfolgreicher syntaktischer Prüfung automatisch eine Prüfung der hinterlegten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim MwSt-Informationsaustauschsystem MIAS der Europäischen Kommission durch. VIES ist der international verwendete Begriff für MIAS. Weitere Informationen zu MIAS finden Sie hier.
Bei der Prüfung wird verifiziert, ob die USt-IdNr. aktuell gültig ist. Prüfungen, ob die USt-IdNr. zum in billwerk hinterlegten Land des Kunden oder zum Unternehmensnamen in billwerk passt, sind aktuell nicht enthalten.
Die Abfrage wird automatisch bei folgenden Ereignissen durchgeführt:
Nach der Anmeldung des Kunden
Nach Änderung der USt-IdNr.
Wiederkehrend für bereits geprüfte USt-IdNr.:
48 Stunden bevor die nächste reguläre Abrechnung durchgeführt wird (außer die letzte Prüfung war innerhalb der letzten 14 Tagen)
Folgende Status können USt-IdNr. in billwerk haben:
Unbestätigt (Nach Speicherung einer neuen USt-IdNr., Überprüfung wird noch ausgeführt)
Bestätigt am (Erfolgreiche Überprüfung mit Datum der Überprüfung)
Ungültig am (USt-IdNr. ist laut Prüfung ungültig mit Datum der letzten Überprüfung)
Die syntaktische Prüfung wird für alle USt-IdNr. im System ausgeführt, von der Prüfung gegen das MwSt-Informationsaustauschsystem wird in folgenden Fällen abgesehen:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die aus Ihrem eigenen Land sind
Schweizer Identifikationsnummern
Identifikationsnummern aus dem Vereinigten Königreich (GB)
Ist die USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung unbestätigt, so geht das billwerk System bis auf Weiteres davon aus, dass die Identifikationsnummer valide bestätigt wird und wendet das Reverse-Charge-Verfahren unter Erfüllung der weiteren Voraussetzungen weiter an.
Folgen ungültiger USt-IdNr. für die Rechnungsstellung in billwerk
Wenn eine USt-IdNr. laut VIES invalide ist und die Option Reverse Charge für Verträge mit invalider USt-IdNr. anwenden deaktiviert ist (siehe Einstellungen > Abrechnung), wird die wiederkehrende Abrechnung automatisch im Vertrag deaktiviert.
Note
Wichtig: Wenn die Reverse Charge für Verträge mit invalider USt-IdNr. anwenden aktiviert ist, wird die wiederkehrende Abrechnung nicht automatisch im Vertrag deaktiviert.
Führt die Abfrage bei MIAS zu dem Ergebnis, dass die USt-IdNr. eines Kunden ungültig ist, hat dies zur Folge, dass neu erzeugte Rechnungen in dem Kunden zugeordneten Verträgen mit Mehrwertsteuer abgerechnet werden. Das Reverse-Charge-Verfahren wird nicht angewendet, auch wenn die weiteren Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Alte Rechnungen ohne Umsatzsteuer können in diesem Fall über die Rechnungskorrektur angepasst werden.
Unter "Einstellungen > Abrechnung" kann mittels Checkbox "Reverse Charge für Verträge mit invalider USt.-IdNr. anwenden" konfiguriert werden, ob trotz einer ungültigen USt-IdNr. das Reverse-Charge-Verfahren für die Abrechnung angewendet werden soll.
Umgang mit ungültiger / invalider USt-IdNr. ( VAT ID )
Nachdem eine USt-IdNr. als invalide markiert wurde, deaktiviert das System die automatische Abrechnung in allen Verträgen des Kunden und erstellt eine Benachrichtigung im Reiter "Übersicht" des billwerk Admin UI. Die Benachrichtigung kann anschließend behandelt werden:
Wenn die automatische Abrechnung aufgrund einer ungültigen USt-IdNr. in einem Vertrag deaktiviert wurden, dann wird das immer wieder passieren bis das Problem behoben ist.
Das Problem wird behoben, indem
a) die USt-IdNr. bei einer Folgevalidierung als valide gekennzeichnet wird,
b) die USt-IdNr. ausgetragen wird oder
c) eine valide USt-IdNr. eingetragen wird.
Sie sollten also mit dem Kunden ins Gespräch gehen, die Situation erläutern und darauf hinarbeiten, dass entweder eine valide USt-IdNr. eingetragen wird oder die USt-IdNr. ausgetragen wird.
Sollte für eine unbestätigte USt-IdNr. Reverse Charge angewendet worden sein, bei dem im Nachgang die USt-IdNr. als ungültig zurückgemeldet wird, muss die Rechnung über die Rechnungskorrektur angepasst werden.
Note
Nach der Korrektur wird die automatische Abrechnung nicht vom System wieder aktiviert, dies muss manuell erfolgen.
Nachdem das Problem behoben ist, können Sie die Benachrichtigung "Bestätigen", um die Warnung aus der Übersicht zu entfernen:
In der Zwischenzeit dient die Warnung als Erinnerung an den zu behandelnden Fall.