Wie kann man automatisch Verträgen eine eigene Vertragsnummer zuweisen?
billwerk bietet die Möglichkeit, Verträgen eine eigene Vertragsnummer in Form einer externen ID fortlaufend und automatisch hinzuzufügen. Somit muss nicht zwangsläufig die Vertrags-Referenznummer als Vertragsnummer verwendet werden.
Um individuelle Vertragsnummern zu aktivieren, gehen Sie dazu in Einstellungen > Dokumente > Nummernkreise und klicken dort auf "Nummernkreis erzeugen".
Tragen Sie einen Namen für den Nummernkreis ein. Anschließend wählen Sie unter "Art" den Typ "Vertrag" aus und aktivieren Sie, wenn gewünscht, die Checkbox "Auf neue Verträge anwenden", um die automatische Zuweisung der IDs für neue Verträge zu aktivieren.
Über Präfix können Sie frei definieren, was als ID vor der Zählerstelle ausgegeben werden soll. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit als Präfix Jahr und/ oder Monat über die angegebenen Platzhalter zu konfigurieren.
Über Zählerstellen konfigurieren Sie aus wie vielen Zahlen mindestens die externe ID abgesehen vom Präfix und Suffix besteht. Ist diese z.B. 4 und der Zähler ist 123 wird die Nummer als '0123' formatiert. Ist der Zähler größer als die Anzahl der hier angegebenen Stellen wird die Nummer aber dennoch vollständig ausgegeben.
Über Suffix stellen Sie ein, ob nach der Zählerstelle ein weiterer alphanumerischer Wert der ID angehängt werden soll. Auch hier haben Sie die Möglichkeit als Präfix Jahr und/ oder Monat über die angegebenen Platzhalter zu konfigurieren.
Die IDs werden als eindeutige Externe IDs einem Vertrag hinzugefügt and starten mit dem nächsten Wert, den Sie im Feld "Zählerwert" eingetragen haben. Bei einem Zählerwert "0" bekommt z.B. der nächste Vertrag die ID "1", wie im Screenshot zu sehen:
Die automatische Zuweisung kann jederzeit manuell deaktiviert werden. Deaktivieren Sie dafür die Checkbox "Auf neue Verträge anwenden".
Es kann zur gleichen Zeit jeweils nur ein Nummernkreis "Contract" aktiv sein kann.