Wie kann man eine Abschreibung bei mehreren Verträgen gleichzeitig vornehmen?
Sie haben nicht nur die Möglichkeit einzelne, sondern auch mehrere Verträge zugleich abzuschreiben.
Um mehrere Verträge zugleich abzuschreiben gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Gehen Sie im oberen Navigationsmenü auf Aktivitäten.
Wählen Sie aus der Liste auf der linken Seite die Option Abschreibung.
Wählen Sie die gewünschten Filter aus und klicken Sie auf Vorschau erstellen.
Klicken Sie nach dem Aktualisieren in der entsprechenden Vorschau auf die Schaltfläche Ausführen.
Es gibt zwei Hauptregisterkarten - Vorschau erstellen und Abschreibung durchführen
Vorschau erstellen
Auf dieser Registerkarte können Sie eine nach Ihren Anforderungen gefilterte Vorschau der abschreibungsbereiten Verträge erstellen.
Im unteren Segment bestehen zwei Möglichkeiten, Verträge herauszufiltern, die abgeschrieben werden sollen:
A - Filtern Sie nach den Zahlmethoden, die innerhalb der Verträge aktiviert sind. Zusätzlich besteht eine Option zum Filtern von Verträgen mit ungültigen Zahlungsmethoden, für die keine gültige Konfiguration in Ihrem Händlerkonto vorliegt. In diesem Teil können Sie die Währung wählen, auf die Sie die Massenabschreibung anwenden möchten.
B - Filtern Sie Verträge nach bestimmten Tagesanforderungen. Hier können Sie folgendes eingeben:
Tage der Überfälligkeit - die Mindestanzahl von Tagen, die die neueste offene Forderung in jedem Vertrag überfällig sein muss
Note
Hinweis: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nur Verträge abgeschrieben werden, bei denen die Forderungen fällig sind, sollten Sie 0 eingeben. Wenn Sie keinen Wert eingeben ist es möglich, Forderungen abzuschreiben, bei denen der Kunde noch Zeit hat, sie zu bezahlen.Tage seit Beendigung- die Mindestanzahl von Tagen seit Beendigung der ausgewählten Verträge
Tage seit Beendigung der Zahlungseskalation - wenn die Eskalationsstufe ein Mahnschreiben war, werden die Tage ab dem Datum des Mahnschreibens gezählt. Verträge, für die kein Eskalationsprozess festgelegt wurde, sind ausgeschlossen. Beachten Sie, dass der Eskalationsprozess von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich sein kann.
Note
Weitere Informationen zu den Einzelheiten unserer Zahlungseskalation finden Sie hier.
Zusätzlich können Sie den Flag Verträge ausschließen, bei denen die Zahlungseskalation ausgesetzt ist setzen. Damit können Sie spezielle Verträge ausdrücklich von der Massenabschreibung ausschließen. Schließlich gibt es noch einen Kalender zur Auswahl des Buchungsdatums für die Abschreibung. Gemäß unseren Voraussetzungen muss dieses im aktuellen Monat oder früher liegen.
Note
Hinweis: Nachdem Sie auf Vorschau erstellen geklickt haben, werden Sie automatisch zur Registerkarte Abschreibung ausführen weitergeleitet.
Abschreibung ausführen
Alle erstellten Vorschauen sammeln alle Verträge, die auf der vorherigen Registerkarte nach Ihren Anforderungen gefiltert wurden und bereiten sie für die Ausführung der Massenabschreibung vor.
Abb. 1. Prozess der Vorschauerstellung mit zusätzlichen Eigenschaften
Eine Ausführung kann nie mehr Verträge als in der Vorschau enthalten - alle Verträge in der Vorschau, die die Voraussetzungen erfüllen, werden bei der Ausführung abgeschrieben, aber die spezifischen Filter sind nicht änderbar. Sie müssen eine neue Vorschau erstellen, um neue Kriterien anzuwenden.
Sie sollten eine Vorschau erstellen, sie rechtzeitig prüfen und zeitnah ausführen. Wenn Sie die Ausführung hinauszögern, können sich einige Änderungen auf die in der Vorschau enthaltenen Verträge auswirken, die eigentlich abgeschrieben werden sollten und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.
C - Es werden Vorschauen aufgelistet und nach den von Ihnen zuvor erstellten Filtern sortiert. Sie können das Vorschaudatum, das Ausführungsdatum und die Anzahl der Verträge sehen, die Ihrer Anfrage entsprechen. Die Gesamtsumme der offenen Forderungen aus allen Verträgen, die zur Abschreibung bereit sind, wird am Ende in der Spalte Betrag angezeigt. Darüber hinaus können Sie den Flag Veraltete Vorschauen anzeigen setzen.
D - Jede Vorschau hat ihre eigenen Details in diesem Segment, wenn Sie sie anklicken. Es werden Filter angewendet und die Schaltfläche Ausführen angezeigt. Darüber hinaus können Sie mit Reporting die Vorschau in einer bestimmten Sprache im CSV-Format herunterladen.
Ausschnitt eines Beispiel-Vorschaureports:
Note
Es gibt vier Arten von Vorschaustatus:
Orange - In Ausführung- eine leere Vorschau wird erstellt
Hinweis: Es kann nur eine Ausführung zu einem Zeitpunkt in Bearbeitung sein.
Blue - Ready to Execute - eine Vorschau mit Details wurde erstellt
Green - Executed - eine Abschreibung mehrerer Verträge ist mit einem Zeitstempel ausgeführt worden
Grey - outdated previews (standardmäßig nicht angezeigt), älter als 3 Tage oder aus dem Vormonat
Nach Betätigung der Schaltfläche Ausführen wird die Massenabschreibung auf die in der Vorschau enthaltenen Verträge angewendet, allerdings auf Basis des aktuellen Zustands. Wenn Verträge die Voraussetzungen für die Abschreibung nicht mehr erfüllen, werden sie nicht abgeschrieben. Wenn der Vorschaustatus grün wird, können Sie im rechten Segment leichte Veränderungen erkennen:
Abb 2. Vorschau der Details nach Durchführung der Massenabschreibung
Note
Hinweis: Es gibt zusätzliche Informationen über die Höhe der abgeschriebenen Beträge und die Anzahl der enthaltenen Verträge.
Ergebnis
Unter Aktivitäten > Reporting finden Sie zusätzliche Elemente namens mass-write-off, die Sie ebenfalls herunterladen können. Es handelt sich um denselben Report, der auf der Registerkarte Abschreibung ausführen verfügbar ist.
Korrekt durchgeführte Massenabschreibungen werden in der Kundenübersicht angezeigt. Der Status wird zusätzliche mit dem Detail Abgeschrieben aktualisiert. Dieses Kriterium können Sie zusätzlich in den Filteroptionen im Menüpunkt Kunden über Status filtern.
Wie funktioniert die Abschreibungsfunktion?
Wie schreibe ich uneinbringliche Forderungen in Einzelverträgen ab?