Wie kann ich einem Kunden Geld erstatten?
Erstattungen in billwerk ausführen
Wenn Sie Ihrem Kunden Geld erstatten möchten, können Sie aus billwerk heraus die Zahlung auslösen und müssen in vielen Fällen nicht über Ihr Online-Banking gehen. Das Verfahren erfordert jedoch bestimmte Voraussetzungen:
Nicht jeder Zahlungsanbieter bietet Erstattungen an. Dies ist momentan mit billwerk+Payments (reepay), Payone, Stripe, Unzer, Wordline, PayEx, PayEx Invoice Service, PayPal und GoCardless möglich.
Es können nur Kreditkartenzahlungen, Lastschriftzahlungen und PayPal-Zahlungen erstattet werden.
Es muss eine erfolgreiche Zahlung über den Zahlungsanbieter durchgeführt worden sein, da eine Erstattung sich immer auf eine vorherige Zahlung bezieht.
Die Zahlung muss vollständig durchgeführt worden sein. Falls z. B. eine Lastschriftzahlung erst kurz vorher angestoßen wurde, ist diese eventuell noch nicht bei der Bank des Kunden eingegangen. Dies erkennen Sie daran, dass eine Zahlung zwar mit einer Transaktionsnummer im Vertragskonto des Kunden angezeigt wird, sich aber noch im Status "Unbestätigt" befindet. Daher müssen Sie unter Umständen mehrere Tage warten, bis eine Erstattung durchgeführt werden kann.
Der Betrag der Erstattung kann maximal so hoch sein, wie die über den Zahlungsdienstleister durchgeführten Zahlungstransaktion.
Das Vertragskonto muss für eine Erstattung einen negativen Kontostand in Höhe der Erstattung haben. Wenn das Vertragskonto keinen negativen Kontostand aufweist, müssen Sie zuvor eine Gutschrift in Höhe des Betrags der Erstattung erstellen.
Die ursprüngliche Zahlung darf nicht zu alt sein. Zahlungstransaktionen, die mehrere Jahre zurückliegen, lassen sich unter Umständen nicht erstatten. Der Zeitraum, wie lange eine Zahlung erstattet werden kann, wird vom Zahlungsdienstleister vorgegeben.
Eine Erstattung kann immer nur auf das ursprüngliche Zahlungsmittel durchgeführt werden. Falls sich das Zahlungsmittel mittlerweile geändert hat, wird das Geld nicht auf das neue Zahlungsmittel erstattet.
Lastschriftzahlungen, die verzögert ausgeführt werden und daher erst geplant sind, können ebenfalls nicht erstattet werden. Die verzögerte Zahlung kann noch abgebrochen werden, indem in den Vertragsdetails der Schalter für "Wiederk. Zahlungen" ausgeschaltet wird. Im daraufhin geöffneten Popup-Fenster muss dann "Transaktionen abbrechen" ausgewählt werden.
Note
Das System führt eine Erstattung niemals automatisch durch. Der Prozess muss immer manuell ausgelöst werden.
Um eine Erstattung auszuführen, gehen Sie in die Vertragsdetails des gewünschten Kunden.
Klicken auf Aktion durchführen > Erstattung.
Im Erstattungs-Menü sehen Sie dann das verfügbare Guthaben, welches erstattet werden kann. Dies ist auch der maximale Betrag, der durchführbar ist. Geben Sie den gewünschten Betrag ein und klicken auf Erstattung.
Damit ist der gewünschte Betrag an den Kunden erstattet.
Sollte es zu einem Problem bei der Erstattung kommen, können Sie in den Logs den Grund für die fehlgeschlagene Erstattung einsehen.
Externe Erstattungen ausführen
Sollte die Erstattung aus einem der obigen oder sonstigen Gründen nicht möglich sein, muss der zu erstattende Betrag außerhalb von billwerk, z. B. direkt über das Händlerportal des Zahlungsanbieters oder über ein eigenes Online-Banking durchgeführt werden. Die externe Erstattung kann anschließend in billwerk erfasst werden.