Wie kann ich eine QR-Rechnung in der Schweiz stellen?
1. Einführung
Ab dem 30.06.2020 gilt für die Schweiz die Rechnungsstellung in Form der QR-Rechnung nach ISO 20022 und löst damit das bisher verwendete Verfahren der Einzahlungsscheine ab. Das Verfahren gilt für Rechnungen, die in Schweizer Franken oder Euro ausgestellt werden, per Banküberweisung an eine Schweizer Bankverbindung bezahlt werden und die für Kunden in der Schweiz ausgestellt wurden. Damit wird der nationale Zahlungsverkehr harmonisiert und erlaubt eine flexible Verwendung sowohl analog und digital. Am Ende aller Rechnungen befindet sich ein Empfangsschein und ein Zahlteil mit QR-Code, der alle Rechnungsdaten enthält und überall gescannt werden kann. Das vermeidet manuelle Fehleingaben der Referenznummer und des Rechnungsstellers.
Bei Verwendung der QR-Rechnung kann zwischen zwei Varianten ausgewählt werden:
Der Schweizer Standard: Eine QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
Der internationale Standard: Eine QR-Rechnung mit IBAN und Kreditor-Referenz
2. Konfiguration in billwerk
Folgende Vorbedingungen müssen getroffen werden, damit die QR-Rechnung verwendet werden kann:
Pflichtfelder in Unternehmensdaten:
Unternehmensname
Vollständige Adresse inkl. Postleitzahl, Stadt und Land
Unternehmensidentifikationsnummer (ohne Zusatz: MWST. Die Nummer ist ins Feld "
USt-IdNr" einzutragen
)
QR-IBAN (ausgestellt in der Schweiz oder Liechtenstein bei Verwendung des Schweizer Standards und QR-Referenz)
oder IBAN (ausgestellt in der Schweiz oder Liechtenstein bei Verwendung des internationalen Standards und Kreditor-Referenz)
Einstellung in Produktfamilie:
Währung: CHF oder EUR
Pflichtfelder in Kundendaten:
Kundenname
Postleitzahl
Stadt
Land: Schweiz oder Liechtenstein
Pflichtauswahl in Vertragsdetails des Kunden:
Zahlungsmethode: Zahlen auf Rechnung
Unterstützte Sprachen:
Der Zahlteil auf der QR-Rechnung steht in folgenden Sprachen zur Verfügung:
Deutsch
Englisch
Französisch
Italienisch
Sollte die Sprache des Kunden eine andere als die oben aufgeführten sein, erhält der Kunde den Zahlschein in englischer Sprache.
Aktivierung der QR-Rechnung:
Unter "Einstellungen > Dokumente > PDF Vorlagen" wird über die Checkbox "QR-Rechnung nutzen" die QR-Rechnung aktiviert.
Nach Aktivierung der QR-Rechnung kann ausgewählt werden, ob der internationale Standard über die Kreditor-Referenz oder der Schweizer Standard über die QR-Referenz verwenden werden soll (muss wie zuvor beschrieben entsprechend in den Unternehmensdaten konfiguriert sein).
Wenn jetzt eine Rechnung gestellt wird, wird automatisch der Zahlteil und der Empfangsschein am Ende der Rechnung auf einer neuen letzten Seite angefügt. Der Empfangsschein überschreibt dabei den unteren Teil des Briefpapiers:
3. Zahlung erfassen
Sobald eine Zahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, können Sie diese Zahlung über den Kontenabgleich in billwerk erfassen. Öffnen Sie in "Aktivitäten > Kontenabgleich" die Transaktionsliste und erfassen Sie über "Hinzufügen" eine neue Überweisung. Tragen Sie bei Verwendung der Kreditor-Referenz-Variante die angegeben Kreditor-Referenz im entsprechenden Feld und bei Verwendung der QR-Referenz-Variante die QR-Referenz im gleichnamigen Feld ein. Die Zuordnung zum jeweiligen Vertrag wird von billwerk automatisch durchgeführt.