Wie lege ich einen Vertrag an?
In billwerk haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten, einen Vertrag anzulegen:
Ein Vertrag benötigt einen existierenden Kunden. Legen Sie zuerst einen neuen Kunden an.
Klicken Sie dann in der Kundenliste auf den Namen des Kunden.
Klicken Sie in den Kundendetails auf "Vertrag hinzufügen".
Wählen Sie dann im Menü "Neuer Vertrag" alle gewünschten Optionen aus, wobei alle rot hinterlegten Felder Pflichtfelder sind.
Note
Hinweis: Vertragsbeginn
(1) Beginn in der Vergangenheit
Sie können den Vertrag über das Startdatum auch rückwirkend in der Vergangenheit loslaufen lassen. Dies kann z.B. sinnvoll sein wenn Sie gerade erst mit billwerk gestartet sind und Bestandskunden mit ihren Verträgen korrekt abbilden möchten. Hierbei kann auch das "Abgrechnet bis" Datum sehr hilfreich sein. Hierüber können Sie definieren bis wann ein Vertrag bereits abgerechnet wurde und so vermeiden, dass erneut eine Forderung für diesen Leistungszeitraum erstellt wird.
Beispiel: Sie legen heute (06.03.2022) rückwirkend einen Vertrag des Kunden mit Startdatum zum 15.03.2021 mit einem Jahresvertrag und jährlicher Abrechnung an. Da der Kunde bereits in einem alten System für den Leistungszeitraum vom 15.03.2021-14.03.2022 abgerechnet wurde möchten Sie nicht, dass der Kunde erneut für diese Periode abgerechnet wird. Hier ist es sinnvoll das "Abgerechnet bis" Datum auf den 15.03.2022 zu setzen. Erst zu diesem Datum wird somit die nächste Abrechnung und somit die nächste Periode erfolgen.
(2) Beginn in der Zukunft
Sie können ein Startdatum festlegen, das in der Zukunft liegt. In diesem Fall werden Sie darauf hingewiesen, dass das Startdatum zugleich die Verschiebung innerhalb einer Periode festlegt.
Beispiel: Ein Gebührenintervall wird immer am 08. eines Monats beginnen und enden, wenn das Startdatum der 08. eines Monats ist.
Das Kontrollkästchen Abrechnung zum Vertragsstart wird angezeigt. Aktivieren Sie es, um die Rechnung am selben Tag wie das Startdatum des Vertrags zu versenden.
Als Zahlungsarten stehen Ihnen hier "Auf Rechnung", "ELV" und "Ohne Zahlungsdaten" zur Verfügung. Alle anderen Zahlungsarten können nur vom Kunden selbst eingetragen werden. Dies kann nach Abschluss des Vertrages über das gehostete Kundenportal vorgenommen werden.
Zusätzlich können Sie dem Vertrag sofort Komponenten, Verbrauchskomponenten, Rabatte und zusätzliche Rechnungspositionen einbuchen, sowie vertragsgebundene Zusatzfelder befüllen. Zum Abschluss klicken Sie auf "Speichern" und der Vertrag ist erfolgreich angelegt.
Anschließend werden Sie in die Vertragsdetails des Kunden weitergeleitet und können alle eingetragenen Daten einsehen.
