Rechnungseinstellungen
Konfiguration der Rechnungen
Warnung
Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen in Ihre Rechnungsdokumente aufgenommen haben.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Steuern erheben und alle für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten.
Wichtig
Um Rechnungen zu konfigurieren, benötigen Sie die folgende Berechtigung:
Wichtig
Rechnungs- und Gutschrifts-PDFs werden aus den folgenden E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden gesendet:
Quittungsvorlagen
Beleg über eine Kreditkarten-Abrechnung
Beleg über eine manuelle Abrechnung
Beleg über eine Nullbetrag-Rechnung
Erstattungsvorlagen
Beleg über Erstattung auf Kreditkarte
Beleg über eine manuelle Erstattung
Rechnungserstellung einschalten
Wenn Sie „Rechnungserstellung einschalten“ auf „Ein“ setzen, werden alle Rechnungen als PDF generiert und archiviert.
Wichtig
PDF-Dokumente werden nur für die folgenden Arten von Rechnungen und deren jeweiligen Gutschriften erstellt:
s- wiederkehrendes Abonnement (Rechnungen, die innerhalb des Abonnement-Abrechnungszyklus erstellt werden)so- Abonnement einmalig (Rechnungen, die aus einem Abonnement außerhalb des Abrechnungszyklus erstellt werden, normalerweise manuell ausgelöst und automatisch beglichen)soi- Abonnement einmalig sofort (Rechnungen, die aus einem Abonnement außerhalb des Abrechnungszyklus erstellt werden, normalerweise manuell ausgelöst und sofort beglichen)co- einmalige Kundenrechnungen (Rechnungen, die für einen Kunden außerhalb des Abonnementabrechnungszyklus erstellt werden, siehe auchhier)
Es gibt keine PDF-Dokumente für Gebührenrechnungen. Weitere Informationen über Gebühren finden Sie unterhier.
Rechnungen als E-Mail-Anhang versenden
Sie können Rechnungs- und Gutschrifts-PDFs automatisch als Anhang zu Ihren E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden versenden. Aktivieren Sie einfach die folgende Einstellung:
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Rechnungen an die folgenden E-Mail-Vorlagen angehängt:
Beleg über eine Kreditkarten-Abrechnung
Beleg über eine manuelle Abrechnung
Beleg über eine Nullbetrag-Rechnung
Gutschriften können an die folgenden E-Mail-Vorlagen angehängt werden:
Beleg über Erstattung auf Kreditkarte
Beleg über eine manuelle Erstattung
Tipp
Versenden von PDF-Rechnungen als Download-Link in den E-Mail-Vorlagen
Sie können Rechnungs-PDFs in Form eines herunterladbaren Links an Ihre Kunden senden. Das müssen Sie tun:
Aktiviere die Rechnungserstellung.
Fügen Sie das Merge-Tag {{invoice.pdf_download_link}} in Ihre E-Mail-Vorlage ein.
Speichern Sie Ihre Änderungen und stellen Sie sicher, dass die Vorlage aktiviert ist.
Sie müssen diesen Vorgang für alle E-Mail-Vorlagen wiederholen, in die Sie den Download-Link für Ihre Rechnungen einfügen möchten.
Wenn Sie den Link mit einem anderen Label einbetten möchten, müssen Sie Ihren HTML-Code wie im folgenden Screenshot gezeigt anpassen:
Download a PDF-version of your invoice <a href="{{invoice.pdf_download_link}}">here</a>. Weitere Informationen zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen finden Sie unterhttps://docu.billwerk.plus/help/en/configuration/other-configurations/email-templates.html .
Fügen Sie eine Schaltfläche in Ihre E-Mail-Vorlage ein und konfigurieren Sie sie so, dass sie sich wie gewünscht verhält.
Fügen Sie unter Aktionen in das URL-Feld den folgenden Platzhalter ein: {{invoice.pdf_download_link}}
Bearbeiten Sie den Text der Schaltfläche.
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Weitere Informationen zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.
Tipp
Versand von PDF-Gutschriften als Download-Link in den E-Mail-Vorlagen
Sie können Gutschrift-PDFs in Form eines herunterladbaren Links an Ihre Kunden senden. Das müssen Sie tun:
Aktiviere die Rechnungserstellung.
Fügen Sie das Seriendruck-Tag {{refund.pdf_download_link}} in Ihre E-Mail-Vorlage ein.
Speichern Sie Ihre Änderungen und stellen Sie sicher, dass die Vorlage aktiviert ist.
Diesen Vorgang müssen Sie für alle E-Mail-Vorlagen wiederholen, in denen Sie den Download-Link für Ihre Gutschriften einfügen möchten.
Wenn Sie den Link mit einem anderen Label einbetten möchten, müssen Sie Ihren HTML-Code wie im folgenden Screenshot gezeigt anpassen:
Download a PDF-version of your credit note <a href="{{refund.pdf_download_link}}">here</a>.Weitere Informationen zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.
Fügen Sie eine Schaltfläche in Ihre E-Mail-Vorlage ein und konfigurieren Sie sie so, dass sie sich wie gewünscht verhält.
Fügen Sie unter Aktionen in das URL-Feld den folgenden Platzhalter ein: {{refund.pdf_download_link}}
Bearbeiten Sie den Text der Schaltfläche.
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Weitere Informationen zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen finden Sie unter https://docu.billwerk.plus/help/en/configuration/other-configurations/email-templates.html .
Prolog der Rechnung
Sie können bis zu4.000 ZeichenText in den Prolog Ihrer Rechnungen einfügen. Dieser Text wirdvorder Rechnungstabelle eingefügt. Verwenden Sie ihn, um wichtige Informationen zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.
Epilog der Rechnung
Sie können bis zu4.000 ZeichenText im Epilog Ihrer Rechnungen hinzufügen. Dieser Text wirdnachder Rechnungstabelle hinzugefügt. Verwenden Sie ihn, um wichtige Informationen zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.
Prolog zur Gutschrift
Sie können bis zu4.000 ZeichenText in den Prolog Ihrer Rechnungen einfügen. Dieser Text wirdvor der Tabelle der Einzelposteneingefügt. Verwenden Sie ihn, um wichtige Informationen zu Ihrer Gutschrift hinzuzufügen.
Nachwort zur Gutschrift
Sie können bis zu4.000 ZeichenText in den Epilogtext Ihrer Gutschriften einfügen. Dieser Text wirdnach der Tabelle mit den Einzelposteneingefügt. Verwenden Sie ihn, um wichtige Informationen zu Ihrer Gutschrift hinzuzufügen.
Fußzeile
Sie können die Informationen bearbeiten, die Sie in der Fußzeile jeder Rechnungsseite anzeigen möchten. Die ersten Spalten sind mit Ihren Unternehmensinformationen vorausgefüllt. Sie können es gerne nach Belieben anpassen. Es ist üblich, die Adresse Ihres Unternehmens, rechtliche Informationen, Kommunikationsdetails und die Bankkontoinformationen Ihres Unternehmens hinzuzufügen.
Feldkonfiguration
Sie können Ihren Rechnungen und Gutschriften zusätzliche Informationen hinzufügen, indem Sie die einzelnen Feldwerte aktivieren, die Sie sehen möchten. Sie können eines oder mehrere der folgenden zusätzlichen Felder auswählen:
Kunden-Handle = der eindeutige Bezeichner für jeden Kunden
Abonnement-Handle = der eindeutige Bezeichner für jedes Abonnement
Konto-Umsatzsteuer-ID = Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die in Ihren Kontoeinstellungen konfiguriert ist
Rechnungs-Handle = der eindeutige Bezeichner für jede Rechnung und die zugehörigen Zahlungen
Debtor Id = die eindeutige Kennung für jeden Kunden für Buchhaltungszwecke
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Nummer der Rechnung
Warnung
Die Rechnungsanforderungen variieren je nach Region. Bitte wenden Sie sich für Ihren speziellen Anwendungsfall an Ihren Steuerberater. Die Verantwortung dafür, dass Ihre Rechnungen den geltenden Steueranforderungen entsprechen, liegt bei Ihnen.
Billwerk+ Optimize generiert automatisch Rechnungsnummern für Buchhaltungszwecke (daher werden sie „Rechnungsabrechnungsnummern“ genannt). Sobald Sie die Erstellung von Rechnungsnummern aktivieren, werden Rechnungsnummern neuen Rechnungsdokumenten zugewiesen.
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Sie können konfigurieren, wie Ihre Rechnungsnummern aussehen sollen:
Typ des Sequenzzählers: Sie können entscheiden, Ihre Rechnungsnummern regelmäßig zurückzusetzen. Sie haben die Wahl zwischen monatlichen, jährlichen oder gar keinen Resets. Beim jährlichen Sequenzzähler erfolgt der Reset am 1. Januar. Beim Typ monatlicher Sequenzzähler erfolgt das Zurücksetzen jeweils am ersten Tag des Monats. Nach dem Rückstelldatum beginnt der Zähler mit der „Rechnungsnummer nach dem Zurücksetzen“.
Ziffernanzahl: Sie können die feste Mindestanzahl an Ziffern für Ihre Rechnungsnummern konfigurieren. Für niedrigere Zahlen werden führende Nullen hinzugefügt, um die konfigurierte Ziffernanzahl sicherzustellen. Wenn es mehr Rechnungen gibt, die nicht innerhalb der ausgewählten Ziffernanzahl berücksichtigt werden können, zählen wir weiter hoch.
Präfix für die Rechnungssequenz: Standardmäßig ist das Präfix „IN“ zugewiesen, aber Sie können es anpassen. Wenn du den Namen deiner Sequenz änderst, wird er ab der nächsten Rechnung angewendet.
Dynamischer Platzhalter: Sie können einen Platzhalter hinzufügen, der das Datum, den Monat und das Jahr der Rechnung angibt. Wählen Sie eines von mehreren Formaten.
Nächste Rechnungsnummer: Ihre nächste Rechnung wird mit dieser Nummer ausgestellt. Sie wird mit jeder ausgestellten Rechnung automatisch um eins erhöht.
Rechnungsnummer nach dem Zurücksetzen: Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Rechnungsnummern regelmäßig zurückzusetzen, können Sie wählen, von welcher Nummer der Zähler nach dem nächsten Zurücksetzen neu gestartet werden soll.
Nummer der Gutschrift
Standardmäßig haben Gutschriften dieselbe Reihenfolge wie Rechnungen. Sie können sich jedoch dafür entscheiden, Gutschriften einer separaten Nummernfolge zuzuweisen.
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Präfix für die Reihenfolge der Gutschrift: Standardmäßig wird das Präfix „CN“ zugewiesen, Sie können sich aber auch für ein benutzerdefiniertes Präfix entscheiden. Wenn Sie das Präfix ändern, wird es ab der nächsten Gutschrift angewendet.
Hinweis
Die Anzahl der Ziffern und die dynamischen Platzhalter innerhalb der Zahlenfolge der Gutschrift entsprechen denen der Rechnungsnummernfolge.
Nächste Gutschriftsnummer: Ihre nächste Gutschrift wird mit dieser Nummer ausgestellt. Sie erhöht sich bei jeder ausgestellten Gutschrift automatisch um eins.
Hinweis
Das Zurücksetzen für Gutschriftsnummern erfolgt gleichzeitig mit dem Zurücksetzen der Rechnungsnummern.
Nächste Gutschriftsnummer nach dem Zurücksetzen: Wählen Sie aus, von welcher Nummer der Zähler nach dem nächsten Reset neu gestartet werden soll.