Paramètres de facturation
Configuration de la facture
Avertissement
Assurez-vous d'avoir inclus toutes les informations nécessaires dans vos documents de facturation.
Veillez à facturer la taxe appropriée et à respecter toutes les lois et réglementations applicables à votre entreprise.
Important
Pour configurer les factures, vous devez disposer des autorisations suivantes :
Important
Les PDF de factures et de notes de crédit sont envoyés à vos clients à partir des modèles de courrier électronique suivants :
Modèles de reçus
Reçu de carte
Reçu manuel de facture
Reçu de facture à montant nul
Modèles de remboursement
Reçu de carte pour remboursement
Reçu du remboursement manuel de la facture
Activer la création de factures
Cliquez sur Configurations > Finance et comptabilité > Factures et notes de crédit pour accéder aux paramètres.
Activer la création de factures
Lorsque vous définissez « Activer la création de factures » sur « Activé », toutes les factures sont générées au format PDF et archivées.
Important
Les documents PDF ne seront créés que pour les types de factures suivants et leurs notes de crédit respectives :
s- abonnement récurrent (factures créées au cours du cycle de facturation de l'abonnement)so- abonnement ponctuel (factures créées à partir d'un abonnement en dehors du cycle de facturation, généralement déclenchées manuellement et réglées automatiquement)soi- subscription one-time instant (factures créées à partir d'un abonnement en dehors du cycle de facturation, généralement déclenchées manuellement et réglées instantanément)co- client unique (factures créées pour un client en dehors du cycle de facturation de l'abonnement, voir égalementici)
Il n'existe pas de documents PDF pour les factures de redevances. Voiricipour plus d'informations sur les frais.
Envoi de factures en pièces jointes
Vous pouvez envoyer automatiquement à vos clients des factures et des notes de crédit au format PDF en tant que pièces jointes à vos modèles d'e-mail. Il vous suffit d'activer le paramètre suivant :
Si cette option est activée, les factures seront jointes aux modèles de courrier électronique suivants :
Reçu de carte
Reçu manuel de facture
Reçu de facture à montant nul
Les notes de crédit peuvent être jointes aux modèles de courrier électronique suivants :
Reçu de carte pour remboursement
Facture et reçu de remboursement manuel
Prologue de la facture
Vous pouvez ajouter jusqu'à4.000 caractèresde texte en prologue de vos factures. Ce texte sera ajoutéavantle tableau de la facture. Utilisez-le pour ajouter des informations importantes à votre facture.
Épilogue de la facture
Vous pouvez ajouter jusqu'à4.000 caractèresde texte en épilogue de vos factures. Ce texte sera ajoutéaprèsle tableau de la facture. Utilisez-le pour ajouter des informations importantes à votre facture.
Prologue de la note de crédit
Vous pouvez ajouter jusqu'à4.000 caractèresde texte en prologue de vos factures. Ce texte sera ajoutéavantdans le tableau des postes. Utilisez-le pour ajouter des informations importantes à votre note de crédit.
Épilogue de la note de crédit
Vous pouvez ajouter jusqu'à4.000 caractèresde texte dans l'épilogue de vos notes de crédit. Ce texte seraajoutéaprès le tableau des postes. Utilisez-le pour ajouter des informations importantes à votre note de crédit.
Pied de page
Vous pouvez modifier les informations que vous souhaitez afficher dans le pied de page de chaque page de facture. Les premières colonnes sont pré-remplies avec les informations relatives à votre entreprise. N'hésitez pas à le personnaliser comme bon vous semble. Il est d'usage d'ajouter l'adresse de votre entreprise, les informations légales, les informations de communication et les informations de compte bancaire de votre entreprise.
Configuration du champ
Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à vos factures et notes de crédit en activant les valeurs des champs individuels que vous souhaitez voir apparaître. Vous pouvez choisir un ou plusieurs des champs supplémentaires suivants :
Customer handle = l'identifiant unique de chaque client
Identifiant de l'abonnement = l'identifiant unique de chaque abonnement
Account VAT ID = votre numéro de TVA configuré dans les paramètres de votre compte https://docu.billwerk.plus/en/settings/account-settings.html
Invoice handle = l'identifiant unique de chaque facture et des paiements correspondants.
Debtor Id = l'identifiant unique de chaque client à des fins comptables
E-mail du client = l'e-mail du client où il reçoit ses documents de facturation
Numéro de facture
Avertissement
Les exigences en matière de facturation varient selon les régions. Veuillez consulter votre conseiller fiscal au sujet de votre cas d'utilisation spécifique. Vous êtes responsable de la conformité de vos factures aux exigences fiscales applicables.
Billwerk+ Optimize génère automatiquement des numéros de facture à des fins comptables (c'est pourquoi ils sont appelés « numéros de comptabilité des factures »). Une fois que vous avez activé la création de numéros de facture, des numéros de facture sont attribués aux nouveaux documents de facturation.
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Vous pouvez configurer l'apparence de vos numéros de facture :
Type de compteur séquentiel : vous pouvez décider de réinitialiser régulièrement vos numéros de facture. Vous avez le choix entre une réinitialisation mensuelle, une réinitialisation annuelle ou aucune réinitialisation. Pour le type de compteur de séquences annuel, la réinitialisation a lieu le 1er janvier. Pour le type de compteur de séquences mensuelles, la réinitialisation a lieu le premier jour de chaque mois. Après la date de réinitialisation, le compteur démarre à partir du « Numéro de facture après réinitialisation ».
Nombre de chiffres : vous pouvez configurer le nombre minimum fixe de chiffres pour vos numéros de facture. Des zéros non significatifs seront ajoutés pour les nombres inférieurs afin de garantir le nombre de chiffres configuré. Si d'autres factures ne peuvent pas être traitées dans le nombre de chiffres sélectionné, nous continuerons à compter.
Préfixe de séquence de facturation : par défaut, le préfixe « IN » est attribué, mais vous pouvez le personnaliser. Si vous modifiez le nom de votre séquence, celui-ci sera appliqué à partir de la prochaine facture.
Espace réservé dynamique : vous pouvez ajouter un espace réservé qui indique la date, le mois et l'année de la facture. Choisissez l'un des différents formats.
Numéro de facture suivant : Votre prochaine facture sera émise avec ce numéro. Il augmentera automatiquement d'une unité à chaque facture émise.
Numéro de facture après réinitialisation : si vous avez choisi de réinitialiser régulièrement vos numéros de facture, vous pouvez choisir le numéro à partir duquel vous souhaitez redémarrer le compteur après la prochaine réinitialisation.
Numéro d'avoir
Par défaut, les avoirs suivent la même séquence que les factures. Vous pouvez toutefois choisir d'attribuer les avoirs à une séquence de numéros distincte.
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Préfixe de séquence d'avoir : par défaut, le préfixe « CN » est attribué, mais vous pouvez opter pour un préfixe personnalisé. Si vous modifiez le préfixe, il sera appliqué à partir de l'avoir suivant.
Avis
Le nombre de chiffres et les espaces réservés dynamiques dans la séquence de numéros d'avoir sont les mêmes que pour la séquence de numéros de facture.
Numéro d'avoir suivant : Votre prochain avoir sera émise avec ce numéro. Il augmentera automatiquement d'une unité à chaque note de crédit émise.
Avis
La réinitialisation des numéros d'avoirs s'effectue en même temps que la réinitialisation des numéros de facture.
Numéro d'avoir suivant après la réinitialisation : Choisissez le numéro à partir duquel vous souhaitez redémarrer le compteur après la prochaine réinitialisation.
Explication des différents états d'une facture
Dans ce guide, vous trouverez une explication de chaque état d'une facture.
Le client a ajouté des articles à son panier et a appelé notre fenêtre de paiement, mais aucun achat n'a été effectué, le client a choisi de fermer la fenêtre de paiement.
Le client a saisi les détails du paiement et ceux-ci ont été autorisés par l'acquéreur ; l'argent est prêt à être retiré du compte du client.
Vous avez retiré l'argent du compte du client
Au cours de la transaction, une "erreur" s'est produite, généralement parce que le client n'a pas d'argent sur son compte, parce qu'il a saisi des informations incorrectes sur la carte ou parce qu'il y a eu une erreur dans la configuration chez votre acquéreur.
Vous avez annulé une facture/transaction, rien ne sera déduit au client.
Une facture d'abonnement a été tentée d'être imprimée mais cela n'a pas été possible, elle est donc entrée dans le flux de rappel que vous avez créé.
Vous avez remboursé les fonds au client.
Facturation électronique (Factur-X / ZUGFeRD)
BiLLWERK+ Optimize supporte la facturation électronique via le format hybride Factur-X 1.0.07 / ZUGFeRD 2.3 en utilisant le profil EN16931.
Note
La norme EN16931 est une norme européenne pour la facturation électronique, qui garantit un modèle de données sémantique commun pour les éléments essentiels d'une facture électronique. Cette norme facilite l'interopérabilité et la normalisation en Europe, ce qui permet aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière transparente dans les différents pays de l'UE. En adhérant à la norme EN16931, les entreprises peuvent s'assurer que leurs factures électroniques sont compatibles avec les différents systèmes nationaux, ce qui simplifie les transactions transfrontalières, améliore l'efficacité et réduit les charges administratives.
Afin d'activer la facturation électronique pour vos clients, allez sur Configurations > Finance et comptabilité > Factures et notes de crédit et descendez jusqu'à la section "Paramètres de facturation électronique". Activez la facturation électronique et cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
Après avoir activé la facturation électronique et sauvegardé les paramètres, tous les PDF (factures et notes de crédit) seront créés dans le format hybride Factur-X 1.0.07 / ZUGFeRD 2.3.
Astuce
Assurez-vous que les informations relatives à votre entreprise, y compris votre numéro de TVA, sont à jour. Plus d'informations ici
Référence de l'acheteur
Une fois la facturation électronique activée, vous pouvez configurer une référence acheteur pour chaque client.
Allez sur Customers > Customers et sélectionnez un client pour lequel vous souhaitez ajouter une référence d'acheteur.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le client
Descendez jusqu'à la section Accounting et insérez n'importe quelle valeur jusqu'à 255 caractères dans le champ Buyer Reference.
Cliquez sur "Enregistrer" dans le coin supérieur droit
Toutes les factures et notes de crédit générées pour ce client contiendront la référence acheteur configurée.